מערכת משאבי אנוש

איך לנהל את המשאב האנושי בארגון שמשתנה כל הזמן?

שני אנשים מחייכים

איך לנהל את המשאב האנושי בארגון שמשתנה כל הזמן?

ארגונים חווים היום שינויים תכופים הרבה יותר מבעבר

העולם משתנה והופך לדינמי, תכניות אסטרטגיות ארוכות טווח הופכות לא רלוונטיות בעולם דינמי שיש בו אלמנטים של אי-ודאות. הארגון מושפע משינויים ותופעות חדשות שכמובן, משפיעות עלינו המעסיקים ועלינו כעובדים.

קו מפריד

הסיבות לשינויים אלה שהשפעתם גדלה בשנים האחרונות הן

  1. חידושים טכנולוגיים, שהאירגון צריך לאמץ ולהסתגל אליהם.
  2. כלכלה גלובלית והשפעות ההדדיות, אשר גורמות לאי יציבות המשלבת הזדמנויות ומשברים.
  3. השפעות של חקיקה, תקינה ורגולציה
  4. שינויים דמוגרפיים, חברתיים ותרבותיים שמשפיעים על הציפיות, ההעדפות וההתנהגות של העובדים. למשל: הרגישות לאיכות הסביבה או הגישה הפשוטה והנוחה למידע בכל התחומים.
  5. תחרות גוברת והולכת המביאה שחקנים חדשים מקומיים וגלובליים
  6. תחלופה תכופה של ההון האנושי שגורמת לבחינה מחדש של הכנסת שינויים, סדרי עדיפויות, כללים ונהלים חדשים.
  7. מיזוגים, רכישות ושיתופי פעולה אסטרטגיים בין חברות
  8. אופנות ניהוליות, פתרונות כמו מיקור חוץ, עבודה מהבית כמו בקורונה וכיו"ב.
כל השינויים הללו יוצרים אילוצים ושינויי תפיסה לגבי הדרך בה נכון לפעול ולנהל את ההון האנושי בארגון.  התוצאה שלהם היא שינויים במטרות האירגון, מבנה והגדרות תפקידים, תהליכים והיבטים נוספים להתנהלותו.

במבנה הארגוני, ביצירת יחידות ארגוניות חדשות וסגירת קיימות

בחלוקה מחדש של תחומי אחריות וסמכות ובשינויי תפקידים ותהליכי עבודה.

שינויים המובילים לפיטורים וגיוסים או בהסתגלות של עובדים לידע מתחדש, להרגלי עבודה אחרים, לתרבות ארגונית שונה ולדרכי תקשורת שלא הכירו קודם לכן.

בהקצאת משאבים, בתקציבים, בתשתיות נדרשות

אישה מחזיקה טאבלט

מודול גיוס דיגיטלי

ידוע שהיום תהליך גיוס של מועמד אינו מסתפק אך ורק בבחינת כישורים והתאמה, אלא, בוחן את מרחב התפקידים ותכונות אישיות של המועמד, כמו:  גמישות, יכולת הסתגלות לשינויים, יצירתיות וערנות. במערכת ה- On Boarding של מלם שכר ניתנת למעסיקים אפשרות לטפל בכל תהליך הגיוס החל מפרסום המשרה ועד לגיוס וקבלת המועמד

מערכת הגיוס מנהלת ומתעדת את כל תהליך הגיוס של המועמדים

לכל סוג של דרישה מותאם תהליך גיוס הכולל פעולות ושלבים למימוש בתצורת Workflow, המאפשר חיבור מועמד לכמה דרישות ומספר מועמדים לדרישה מסוימת

המערכת תומכת בניהול מכרזים פנימיים וחיצוניים המתאימים גם למגזר הציבורי

המערכת מקושרת לרשתות החברתיות לפרסום המשרות הפנויות

חץ מחשב נייד

קליטה

מערכת לניהול התהליך המלא של קליטת העובד בארגון.

טפסים דיגיטליים לקליטת העובדים באמצעות לינק שנשלח לעובד בהודעת SMS
באמצעות טאבלט, מחשב או הטלפון הנייד
חתימה דיגיטלית על כל סט הקליטה כולל הסכם העבודה שנשלחו לעובד
טופס 101 חתום ע"י העובד בעת מילוי הפרטים האישיים
העובד מקבל לכתובת המייל את העתק של כל המסמכים עליהם הוא חתם.
ניהול התהליך בחברה לקליטת העובד באמצעות שליחת התראות לגורמים התפעוליים בארגון
שמירת טפסים אוטומטית בתיק העובד

מערכת HR

היכולת לשלב, ללא ממשקים, את כלל הנתונים במודול משאבי האנוש, לצד מודול הנוכחות והשכר, מאפשרת תגמול מיטבי לעובד מדי חודש תוך חישוב שכר מדויק ונכון.

המערכת מספקת מגוון שירותים אינטרנטיים לעובד, קישוריות של תהליכי HR לפורטל הארגוני וניהול מלא של מסמכים רלוונטיים, אלקטרוניים וסרוקים, על מנת לו עצמאות מרבית, יעילות ושקיפות.

המערכת כוללת את היכולות הבאות: ניהול תיק אישי לעובד כולל ארכיון מסמכים, ניהול משימות והתראות, מבנה ארגוני, מחולל מכתבים ואירועים מיוחדים בהתאמה לדרישת הלקוח.

מודולים נוספים המסופקים במערכת: מודול ניהול תקן מצבה, גיוס, רווחה, הערכת עובדים וניהול הדרכה.

משתמש בטאבלט

רווחה

ניהול הטבות שהארגון מקנה לעובדים

מכירות תווי קניה ואפשרויות רבות ומגוונות אחרות.

ניהול מלאי של ההטבות

עדכון של מכירת ההטבות לעובד ויצירת חיוב בתלוש השכר.

יתרון מרכזי במודול הרווחה הינו קביעת הזכאויות המגיעות לעובד באמצעות אלגוריתם המחשב בהתאם לנתוני בסיס העובד (ותק, מעמד, ילדים).

שתי נשים משוחחות

הדרכה ופיתוח

הגדרת תכניות הדרכה: תקציב רבעוני, שנתי, תקציב לקורס מקצועי ועוד.

ניהול הדרכה לפי חתכים שונים

ניהול ממשאבים -חדרים, מרצים, משתתפים

תיעוד השתלמויות וקורסים לעובד

חץ מחשב נייד

פורטל עובדים

פורטל העובדים הינו כלי ידידותי ונוח לתקשורת בין הנהלת הארגון והעובדים, ליצירת שפה ארגונית משותפת ולהעברת מסרים מההנהלה לארגון כולו. הפורטל מעודד שקיפות ותקשורת ובכך תורם לתחושת השייכות של העובדים לארגון. מאפשר ייעול תהליכי עבודה ושיפור ביצועים באמצעות הצגה אינטגרטיבית של נתונים, מידע וידע. הפורטל של מלם שכר מאפשר ממשק נוח שבו ניתן לקבל מידע אינטגרטיבי, נגיש ועדכני.

שיתוף ידע

במבנה הארגוני, ביצירת יחידות ארגוניות חדשות וסגירת קיימות

שימור ידע

בעת תחלופה של עובדים יש צורך לשמר את הידע בתוך הארגון בצורה מסודרת לצורך שימוש עתידי

שמירה על קשר רציף עם העובדים

ההנהלה יכולה לשמור על קשר רציף עם העובדים על ידי כך שתפרסם הודעות שונות הקשורות במצב החברה דרך הפורטל הארגוני.

יצירת קהילה

עובדי הארגון יכולים להשתמש בפורטל הארגוני להעלות נושאים הקשורים בארגון ולקבל מענה מהיר מעובדים אחרים, ואף לקדם רעיונות חדשים.

אישה מחזיקה טאבלט

תגמול והנעה – הערכת עובדים

המערכת תומכת בניהול מקביל של מספר טפסי הערכה (הערכת עובד וניסיון, הערכת עובד רגיל, הערכת מנהלים) באמצעות טופס מקוון אשר מתעדכן אונליין בתוך המערכת ומחשב בעת מילוי הטופס את הציון המשוקלל של העובד, תוך שקלול השאלות המוגדרות בטופס.
הבדיקה מתבצעת מול נתוני נוכחות העובד ושינוי הציון בהתאם להיעדרויות העובד

המערכת מאפשרת הפקת דוחות סטטיסטיים מתוך המערכת המדרגים את העובדים על פי ציון או סיכומים של פרמטרים נדרשים .

תמונה של מחשבון

מודול SAP HR

הינו הפתרון המתקדם והנפוץ בעולם בתחום מערכות ה-ERP בכלל, ובתחום משאבי האנוש בפרט.
רכיבי המערכת העיקריים של המודול, שהינם הנם חלק ממערכת אינטגרטיבית אחת , הם:

ניהול תיק עובד(Personnel Administration)

ניהול נוכחות והיעדרות (Time Management)

פיתוח משאבי אנוש (Personnel Development)

ניהול ארגוני ותקנים (Organizational Management)

ניהול ותכנון שיבוץ (Shift Planning)

מערך הכישורים (Qualifications)

מערכות הערכה (Appraisal System)

ניהול הדרכות ואירועים עסקיים (Training and Events)

גיוס (Recruitment)

תכנון עלויות כח אדם (Personnel Cost Planning)

מאות ארגונים בארץ נהנים מניהול מלא ומקיף של המשאב האנושי בארגונם, תוך אינטגרציה מלאה לכלל המודולים בSAP.
למלם שכר ניסיון ייחודי ביישום המודול, תוך קישור מלא למודול ה-SAP PAYROLL.